Ich arbeite nun seit 15 Jahren in der IT- und Softwarebranche. Und ich habe wahrscheinlich in mehr als 1000 sinnlosen Besprechungen gesessen. Technisch gesehen sind das 1,27 sinnlose Besprechungen pro Woche, abgerundet ca. 1 pro Woche. Ich denke, ich kann mit Gewissheit sagen, dass so ziemlich alle von uns modernen Wissensarbeitern mindestens einmal pro Woche an einer völlig sinnlosen Besprechung teilnehmen.

Was sind die Top 10 Ursachen für unproduktive Meetings?

1. Unklare Ziele und Agenda

   1. Viele Besprechungen beginnen ohne ein klares Ziel und eine Agenda. Ohne ein klares Ziel und Fokus führen diese Meetings zu keinen relevanten Ergebnissen.

2. Zu viele (irrelevante) Teilnehmer

   1. Besonders in großen Unternehmen neigen Manager dazu, viele Teilnehmer einzuladen. Aber sehr große und diverse Gruppen erschweren es, Entscheidungen und Konsens zu erreichen. Außerdem hat nicht jeder Anwesende eine klare Rolle oder Relevanz für das Thema, was ihre Zeit verschwendet.

3. Schlechte Vorbereitung

   1. Wenn es eine Agenda und vorbereitete Inhalte für ein Meeting gibt, hat meist niemand sie gelesen. Diese Teilnehmer müssen gesondert eingebunden werden und verlangsamen den Austausch.

4. Probleme mit dem Zeitmanagement

   1. Viele Meetings dauern länger als ursprünglich geplant oder beginnen verspätet, was den Arbeitsfluss stört. Der ständige Zu- und Abgang von Teilnehmern stört ebenfalls den Ablauf eines Meetings.

5. Dominante Persönlichkeiten

   1. Einzelne Alphatiere dominieren gerne Ihre Diskussionen, während zurückhaltende Teilnehmer oft wenig oder nichts beitragen, einfach weil sie nicht so „laut“ sind wie ihre extrovertierten Kollegen.

6. Keine Entscheidungen

   1. Es werden keine konkreten Ergebnisse oder nächsten Schritte definiert, sodass das Meeting zu nichts führt.

7. Technische Probleme

   1. „Hallo, können Sie mich hören?“. Jeder zweite Termin heute beginnt so oder ähnlich. Technische Probleme verzögern den Start des Meetings und sind einfach nervig.

8. Missverständnisse aufgrund unklarer Kommunikation

   1. In vielen Meetings und Online-Videokonferenzen wird viel Zeit verschwendet, weil die Teilnehmer komplexe Themen diskutieren, aber nicht klar genug formulieren, was sie genau meinen. Es fehlt oft an präzisen Aussagen, konkreten Beispielen oder einer klaren Struktur in den Ausführungen. Das führt dazu, dass Teilnehmer aneinander vorbeireden, Diskussionen im Kreis gehen und die Frustration wächst.

9. Mangel an Moderation

   1. Viele Meetings haben keinen Moderator. Aber ohne gute Moderation verlaufen Diskussionen im Sande und das Meeting verliert an Fokus und Struktur.

10. Mangel an Nachbereitung

    1. In den meisten Meetings wird viel gesprochen, aber wenig geschrieben. Infolgedessen diskutiert man in der folgenden Woche dieselben Dinge erneut, oft mit ähnlichen Schlussfolgerungen, aber da niemand etwas aufschreibt oder Aufgaben oder Fristen ableitet, dreht man sich weiter im Kreis, bis man irgendwann in den Ruhestand geht.

Was sind die 10 besten Maßnahmen, um Meetings produktiver zu gestalten?

1. Klar definierte Ziele und Agenda

   1. Meetings sollten nur dann stattfinden, wenn ein klares Ziel und eine Agenda definiert wurden.

2. Halten Sie die Teilnehmerzahl klein

   1. Es ist besser, mit einer kleinen Gruppe zu beginnen. Wenn ein Konsens erreicht ist, kann die Teilnehmergruppe bei Bedarf erweitert werden. Dies kann mehr Meetings erfordern, aber der Fortschritt ist leichter zu erreichen.

3. Just-in-time Vorbereitung

   1. Niemand hat das angehängte Word-Dokument gelesen? Kein Problem. 10 Minuten stille Lesezeit zu Beginn des Meetings und alle sind auf demselben Stand. Und ja, 50 % der Teilnehmer haben das Dokument nicht gelesen und werden versuchen, sich durch die Diskussion zu bluffen.

4. Defensives Zeitmanagement

   1. Übliche Praxis: Keine aufeinanderfolgenden Meetings buchen, sondern einen 5 bis 10-minütigen Puffer zum nächsten Meeting lassen. So bleibt immer noch Zeit für die dringend benötigte Bio-Pause.

5. Dominante Persönlichkeiten bremsen, Introvertierte fördern

   1. Meiner Meinung nach ist es die Aufgabe des Moderators, die Alphatiere regelmäßig zu bremsen und stattdessen die introvertierten Teilnehmer aktiv in die Diskussion einzubeziehen!

6. Entscheidungsrahmen schaffen

   1. Entscheidungen sind immer Antworten auf herausfordernde Fragen. Hier ist der Ausgangspunkt. Ist die Frage korrekt gestellt? Gibt es Zwischenfragen, die ich auf dem Weg zur Hauptfrage stellen kann? Haben alle das gleiche Verständnis für die Frage? Kennt jeder den Kontext? Habe ich die richtigen Teilnehmer im Meeting? Bin ich überhaupt in der Lage, in der Konstellation Entscheidungen zu treffen?

7. Technische Probleme lösen

   1. Mitarbeiter zwingen, sich mit regelmäßig auftretenden Hardwareproblemen früher in den Anruf einzuloggen. Neue Kopfhörer verteilen. Eine Kasse für Mitarbeiter einrichten, die den Start von Meetings verzögern. Mitarbeiter dafür sensibilisieren, dass Meeting-Zeit teuer ist.

8. Besseres Verständnis durch klar strukturierte, visuelle Kommunikation

   1. Klare Strukturierung: Begriffe und Schlüsselbegriffe sollten zu Beginn des Meetings klar definiert werden.

   2. Moderation und Visualisierung: Ein Moderator oder visueller Facilitator kann sicherstellen, dass alle Teilnehmer auf demselben Stand sind.

   3. Zusammenfassung: Regelmäßige Zusammenfassungen während des Meetings helfen, das Gesagte zu klären und Missverständnisse aufzudecken.

   4. Für all diese Anliegen kann Hyper Clarity Ihnen mit professionellen visuellen Facilitatoren helfen, die Ihr Meeting in Echtzeit visualisieren.

9. Mangel an Moderation

   1. Viele Meetings haben keinen Moderator. Aber ohne gute Moderation verlaufen Diskussionen im Sande und das Meeting verliert an Fokus und Struktur.

10. Mangel an Nachbereitung

    1. In den meisten Meetings wird viel gesagt, aber wenig geschrieben. Infolgedessen werden die gleichen Themen in der folgenden Woche erneut diskutiert, oft mit ähnlichen Schlussfolgerungen, aber da niemand Protokolle schreibt oder Aufgaben oder Verantwortlichkeiten ableitet, drehen sich die Meetings im Kreis.

Heutzutage binden Meetings viele Mitarbeiter und sind daher ein relevanter Kostentreiber. Es gibt viele Dinge, die man falsch machen kann, aber es gibt für die meisten Probleme eine Lösung. Wenn Ihnen diese Probleme bekannt vorkommen und Sie nach Beratung, Schulung oder Unterstützung bei der visuellen Moderation suchen, dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Wir begleiten Sie gerne auf Ihrem Weg zu produktiveren Meetings, die alle Ihre Kollegen mit ins Boot holen.

Johannes & das HyperClarity Team